Welche vier Kostenblöcke gibt es?
Erstens die sichtbaren Kosten: Lizenzen, Rechenzeit, Umsetzung. Zweitens die Betriebskosten: Pflege, Aktualisierung, Sicherheit — jährlich, nicht einmalig. Drittens die Reibungskosten: Einarbeitung, Nacharbeit, Fehlversuche. Und viertens der Block, den fast niemand ansetzt: die Kosten des Weitermachens wie bisher.
Bei Claudias vier Anträgen enthielt jeder ausschließlich Block eins. Block zwei und drei ließen sich mit Erfahrungswerten ergänzen. Block vier — der Status quo — war in keinem einzigen Antrag beziffert, obwohl er in drei von vier Fällen der größte war.
Das ist kein Rechenfehler, sondern eine Wahrnehmungsfrage. Was heute schon Geld kostet, steht auf keiner Rechnung: die Stunden für Suchen, Umformatieren und Weiterleiten, die doppelte Pflege derselben Daten, die Nachfragen, die entstehen, weil eine Information an drei Orten liegt. Kein Controller bekommt dafür einen Beleg auf den Tisch.
Was die sechs Folgen gemeinsam haben
Rückblickend lässt sich jede Folge dieser Serie auf einen dieser Kostenblöcke zurückführen — und in jedem Fall lag der Fehler nicht in der Technik.
- Hausverwaltung (Folge 1) Ein Agent auf ungeordneten Daten produziert Nacharbeit statt Entlastung. Reibungskosten, entstanden durch die falsche Reihenfolge.
- Versicherungsmakler (Folge 2) Vollautomatik spart Bearbeitungszeit und erzeugt Haftungsrisiko. Ein Kostenblock wird gegen einen teureren getauscht.
- Gastronomie (Folge 3) Der Eigenbau wirkt günstig, weil die Betriebskosten unsichtbar sind. Block zwei, systematisch unterschätzt.
- Kanzlei (Folge 4) Fehlende Dokumentation kostet erst nichts — dann ein Mandat. Compliance ist eine Rückstellung, keine Ausgabe.
- Schule (Folge 5) Geräte für den vollen Preis, ungenutzt im Schrank. Investition ohne vorherige Messung des Engpasses.
- Schatten-KI (Folge 6) Das Verbot kostet nichts und verhindert nichts — macht aber jede Schutzmaßnahme unmöglich. Der teuerste Posten steht auf null.
In allen sechs Fällen war die teuerste Variante die, die auf keiner Rechnung auftauchte. Das ist kein Zufall, sondern die Regel.
Woran merkt man rechtzeitig, ob eine Investition trägt?
An Frühindikatoren statt an Jahresergebnissen. Drei Zahlen reichen: die Bearbeitungszeit des betroffenen Vorgangs, die Nacharbeitsquote und der Anteil der Beschäftigten, die das Werkzeug freiwillig weiter nutzen. Alle drei sind nach vier bis sechs Wochen ablesbar — lange bevor ein Effekt in der GuV sichtbar wird.
Der dritte Wert ist der unterschätzte. Ein Werkzeug, das nach zwei Monaten freiwillig genutzt wird, hat den Praxistest bestanden; eines, das nur auf Anweisung läuft, wird auch im dritten Jahr nichts einsparen. Nutzung ist der ehrlichste Frühindikator, den es gibt — und er kostet nichts in der Erhebung.
Umgekehrt gilt: Wenn die Nacharbeitsquote nach sechs Wochen nicht sinkt, liegt es fast nie am Modell. Es liegt am zu unscharf beschriebenen Anwendungsfall. Dann ist Abbrechen die günstigste Entscheidung, nicht Nachbessern.
Wie sollte ein belastbarer Budgetantrag aussehen?
Eine Seite, vier Zahlen: Was kostet der Zustand heute, was kostet die Umsetzung, was kostet der Betrieb pro Jahr, und welche drei Frühindikatoren werden nach sechs Wochen gemessen. Wer den heutigen Zustand nicht beziffern kann, hat den Anwendungsfall noch nicht verstanden — das ist die eigentliche Prüffrage.
Claudia hat daraus ein Formular gemacht, das seither für jeden Antrag gilt, unabhängig von der Technologie. Zwei der vier ursprünglichen Anträge kamen damit nicht durch — nicht weil das Budget fehlte, sondern weil beim Ausfüllen auffiel, dass niemand sagen konnte, was der heutige Zustand kostet.
Was der CFO entschieden hat
Zwei Anträge genehmigt, zwei zurück an die Bereiche mit der Auflage, zuerst den Status quo zu messen. Beide kamen nach sechs Wochen wieder — einer mit einer deutlich kleineren, aber belegten Zahl, der andere gar nicht, weil sich der Anwendungsfall bei genauem Hinsehen auflöste.
Der Nebeneffekt war der wertvollste: Seitdem diskutiert die Gruppe nicht mehr über KI, sondern über Prozesse. Die Technologiefrage stellt sich am Ende fast von allein.
Das Fazit der Serie: KI-Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand den heutigen Zustand beziffert hat — und deshalb auch die Verbesserung nicht beziffern kann.
Wie beziffert man den Status quo, ohne monatelang zu messen?
Eine Woche Selbstaufschreibung durch fünf bis acht Personen genügt für eine belastbare Größenordnung. Nicht auf die Minute genau — es geht um die Frage, ob ein Vorgang zwei Stunden oder zwanzig pro Woche kostet. Diese Spanne reicht für jede Investitionsentscheidung.
Was ist eine realistische Amortisationsdauer?
Für einen eng geschnittenen ersten Anwendungsfall meist unter einem Jahr; für Infrastruktur mit eigener Hardware deutlich länger. Wichtiger als der Durchschnitt ist, dass Sie mit Ihren eigenen Zahlen rechnen — genau dafür gibt es unseren TCO-Rechner.
Wir haben keine Controlling-Kapazität für so etwas. Lohnt es trotzdem?
Gerade dann. Der beschriebene Aufwand liegt bei wenigen Stunden pro Antrag und ersetzt Diskussionen, die sonst über Monate laufen. Die Alternative ist nicht „weniger Aufwand“, sondern eine Entscheidung nach Bauchgefühl bei fünfstelligen Beträgen.