Messen, wohin die Zeit geht
Fünf bis acht Personen notieren eine Woche lang, womit sie ihren Tag verbringen — grob, in Halbstundenblöcken, ohne Kontrollgefühl. Ziel ist nicht Genauigkeit, sondern die Verteilung: Welcher Anteil ist Fachtätigkeit, welcher ist Suchen, Umformatieren, Weiterleiten, Nachfragen?
Fast immer ist das Ergebnis unbequem. Der Anteil an Arbeit, die niemand vermissen würde, liegt in unserer Erfahrung selten unter einem Viertel. Genau dieser Anteil ist Ihr Kandidatenfeld — und Sie haben ihn jetzt in Zahlen statt in Bauchgefühl.
Ergebnis nach Woche 1: eine Liste von fünf bis zehn wiederkehrenden Tätigkeiten mit geschätztem Stundenaufwand pro Woche.
Einen einzigen Anwendungsfall auswählen
Bewerten Sie jeden Kandidaten nach drei Fragen: Passiert das oft genug, dass sich Aufwand lohnt? Ist das Ergebnis überprüfbar, also merkt jemand sofort, wenn es falsch ist? Und richtet ein Fehler begrenzten Schaden an?
Nehmen Sie den Fall, der bei allen drei Fragen ein klares Ja bekommt — nicht den spannendsten. Der erste Anwendungsfall hat eine einzige Aufgabe: zu zeigen, dass es funktioniert. Prestigeprojekte scheitern in Woche 3 und verbrennen die Bereitschaft für alles Weitere.
- Gute erste Fälle Angebotsentwürfe aus Stichpunkten, Zusammenfassungen wiederkehrender Dokumente, Vorsortierung eingehender Anfragen, Entwürfe für Standardkorrespondenz.
- Schlechte erste Fälle Alles, was ungeprüft zum Kunden geht. Alles, was Personalentscheidungen berührt. Alles, wo niemand merkt, wenn das Ergebnis falsch ist.
Ergebnis nach Woche 2: genau ein Anwendungsfall, in einem Satz beschrieben, mit einer Zahl daneben — den heutigen Wochenstunden.
Zwei Wochen echt testen, nicht demonstrieren
Nehmen Sie ein gängiges Werkzeug — welches, ist in dieser Phase zweitrangig — und lassen Sie zwei bis drei Personen den ausgewählten Fall im echten Tagesgeschäft bearbeiten. Nicht in einem Workshop, nicht mit Beispieldaten. Echte Arbeit, echte Woche.
Wichtig ist die Regel für die Daten: Solange keine Prüfung der Verarbeitungskette stattgefunden hat, gehen keine personenbezogenen Daten, keine Vertragsinhalte und keine Zugangsdaten in das Werkzeug. Anonymisierte oder allgemeine Inhalte reichen für den Test vollkommen aus.
Führen Sie ein simples Protokoll: Wie lange hat es vorher gedauert, wie lange jetzt, wie oft musste nachgebessert werden? Drei Spalten reichen.
Ergebnis nach Woche 3: eine ehrliche Vorher-Nachher-Zahl statt eines Eindrucks — inklusive der Fälle, in denen es nicht funktioniert hat.
Entscheiden und absichern
Jetzt erst entscheiden Sie über Werkzeug, Betriebsort und Ausweitung — auf Basis von Zahlen aus dem eigenen Betrieb statt aus einer Anbieterpräsentation. Und jetzt ist auch der Zeitpunkt für die drei Dinge, die man gern aufschiebt.
- Eine Seite Regeln Was darf hinein, was nicht, wer schaut drüber, wen frage ich im Zweifel. Eine Seite, weil längere Richtlinien nicht gelesen werden.
- Kompetenznachweis Der EU AI Act verlangt ausreichende KI-Kompetenz der Nutzenden. Eine dokumentierte Schulung erfüllt das und ist zugleich der Punkt, an dem Fehlbedienung aufhört.
- Verarbeitungskette klären Wo laufen die Daten, wer ist Auftragsverarbeiter, liegt ein AVV vor. Spätestens der erste größere Kunde wird danach fragen.
Ergebnis nach Woche 4: eine Entscheidung mit Begründung, eine Seite Regeln, ein dokumentierter Kompetenznachweis — und ein zweiter Anwendungsfall in der Warteschlange.
Wir sind zu zehnt — ist der Fahrplan nicht überdimensioniert?
Im Gegenteil, er wird kürzer: Bei zehn Personen reichen drei Aufschreibende und eine Woche Test. Der Aufbau bleibt gleich, nur die Anzahl schrumpft. Überspringen Sie Woche 1 trotzdem nicht — sie ist die einzige, die vor Fehlinvestitionen schützt.
Was kostet der Einstieg realistisch?
In den ersten 30 Tagen fast nichts außer Arbeitszeit — bewusst so gebaut. Kosten entstehen erst mit der Entscheidung in Woche 4, und dann auf Grundlage einer belegten Zeitersparnis. Kommt eine Beratung dazu, ist sie über das BAFA-Programm für KMU bezuschussbar; der Antrag muss allerdings vor Beratungsbeginn gestellt sein.
Was, wenn der Test in Woche 3 enttäuscht?
Dann haben vier Wochen Sie vor einer Jahresentscheidung bewahrt — das ist ein Erfolg, kein Scheitern. Häufigste Ursache ist nicht das Werkzeug, sondern ein zu unscharf beschriebener Anwendungsfall. Gehen Sie in dem Fall zurück auf Woche 2 und nehmen Sie den nächsten Kandidaten von der Liste.
Brauchen wir dafür eine KI-Strategie?
Nach diesem Fahrplan haben Sie den Anfang einer: einen belegten Nutzen, eine Regel, einen Kompetenznachweis und eine priorisierte Liste. Das ist mehr, als in vielen Strategiepapieren steht — und es ist im Betrieb entstanden statt im Workshop.